1. Genel Bilgi

Birleşik Filo Kiralama Hizmetleri A.Ş. (OTOFLEX), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla, siz değerli müşterilerimizin kişisel verilerini, işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, OTOFLEX’e bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak kaydedecek, sınıflandıracak, işleyecek, yeniden düzenleyecek, depolayacak, muhafaza edecek, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ve Kanun’un öngördüğü şartlarda, yurtiçi üçüncü kişilere aktarabilecek ve açıklayabilecektir. İşbu bilgilendirme ile Kanun hükümleri gereğince karşılıklı hak ve yükümlülüklerimiz konusunda sizleri bilgilendiriyoruz. Tarafınıza ait kişisel bilgiler, başta kimlik bilgileri (ad, soyad, TC kimlik numarası vs) olmak üzere, formda doldurduğunuz adres ve telefon bilgileri, araç ve plaka bilgileri, ödeme işlemleri için tarafımıza ilettiğiniz banka hesap bilgileri, ses ve görüntü gibi sizin belirlenmenizi veya belirlenebilir olmanızı sağlayacak her türlü veriyi ifade etmektedir.

2. Kişisel verilerinizin toplanma yöntemi:

Kişisel verileriniz; internet sitemiz, temsilcilerimiz, şube veya işyerlerimiz kanalıyla veya e-posta, faks, telefon, kısa mesaj veya diğer yollarla tarafımıza ilettiğiniz veriler, internet sitemizi ziyaret ettiğiniz sırada bilgisayarlarımızın sizi otomatik olarak tanımasına yarayan veya “çerez” olarak adlandırılan tanımlama sistemi yoluyla, ticaret sicili gibi kaynaklar da dahil olmak üzere çeşitli kanallar aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda olmak kaydıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan çeşitli yöntemlerle toplanmaktadır. OTOFLEX’in verdiği çağrı merkezi hizmeti yoluyla müşterilerle yapılan telefon görüşmeleri de, kayıt altına alınmaktadır. Alınan ses kayıtları 2 yıl süreyle muhafaza edilir. Ses kaydının alındığına ilişkin bilgi, müşterilerle ilk temas anında bildirilir. Ayrıca, güvenlik amacıyla OTOFLEX’in merkezine girişlerde bina yönetimi tarafından kimlik kontrolü yapılır ve ziyaretçi defteri tutulur. Bu kapsamda kişisel verilerin işlenmesi ve güvenliği ile ilgili gerekli önlemler alınır. Ses kaydı,kKamera kaydı ya da ziyaretçi defterine ilişkin aydınlatmalar, OTOFLEX tarafından, ilgililerin kolayca erişebileceği şekilde yapılır.

3. Kişisel verilerinizin işlenme amaçları ve hukuki sebepleri:

Kişisel verileriniz, sizlere sunacağımız her türlü ürün ve hizmetlerle ilgili olarak gerçekleştirilecek her türlü iş ve işlemde işlem sahibini ve muhatabını belirlemek üzere kimlik bilgileri, adres, vergi numarası,ekspertiz raporu, noter satış belgesi, araç ruhsatı ve diğer bilgilerinizin kaydedilmesi, kağıt üzerinde veya elektronik ortamda gerçekleştirilecek iş ve işlemlere dayanak olacak bilgi ve belgelerin düzenlemesi, ilgili mevzuat uyarınca adli ve idari tüm yetkili mercilerce öngörülen bilgi saklama, raporlama ve bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması ve aramızdaki sözleşmelerin ve/veya size vereceğimiz hizmetin gereğinin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenecektir.

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla da işlenebilecektir:

1. Kişisel verilerin çevrimiçi sistemlerimiz vasıtasıyla saklanması, depolanması, güncelleştirilmesi
2. Tarafınıza bilgilendirme, reklam, promosyon v.s. amaçlı iletilerin gönderilmesi için işbirliği yaptığımız operatör ve diğer üçüncü kişilerle paylaşılması
3. Şikayetlerinizin takibi ve giderilmesi
4. Size bütün kanallarımızda daha iyi hizmet sunulması, OTOFLEX.com`un ve iş ortaklarının ürünleri, hizmetleri, reklamları, kampanyaları hakkında haber verilebilmesi
5. Size özel kampanya ve faydalar hazırlayabilmesi ve kullandırılabilmesi
6. Memnuniyetinizi ölçebilmek için anket yapılabilmesi
7. Çağrı merkezi hizmetlerinin sunulabilmesi
8. OTOFLEX.com için operasyonel ve stratejik seviyede karar alabilmek ve düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde,
9. yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere paylaşılması amaçları ile ancak bununla sınırlı kalmaksızın kişisel verileriniz,
10. Kişisel Veri Koruma Kanunu’nun 5. ve 6. Maddelerinde çizilen çerçeve içinde,
11. OTOFLEX ile ilgili birimleri, Birleşik Filo Kiralama Hizmetleri A.Ş. ve diğer OYAK Grup Şirketleri,
12. stratejik ortaklarımız ve/veya yetkilendireceğimiz özel ya da tüzel kişiler tarafından toplanabilir,
13. saklanabilir, raporlanabilir, işlenebilir, analiz edilebilir ve ilgi tüzel veya özel kişilerle paylaşılabilir.

OTOFLEX.com tarafından sunulan hizmetler kapsamında işlenen ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca kişisel veri sayılan verilerin hangileri olduğu aşağıda yeri geldikçe belirtilmiştir.

14. Ad ve İletişim Bilgileri: Ad, soyadı, telefon, adres, e-posta adresi, fatura bilgileri,
15. TC kimlik numarası (ulusal kimlik numarası), araç plakası, araç ruhsat bilgisi ve araç ile ilgili diğer benzer veriler.
16. Kimlik Doğrulama Bilgileri: Kullanıcıların üyelik bilgileri, kimliği doğrulamak için ve hesaba erişimi sağlamak için kullanılan
17. parolaları, Kullanıcı Adı, kontak bilgileri, Kullanıcı numaraları, .
18. Kullanım Verileri ve Sık Kullanılanlar: Çeşitli yazılım ve teknolojik araçlar vasıtasıyla cihazlarınızdan toplanan veriler dâhil
19. ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere OTOFLEX’i arama nedenleriniz, ürünün kullanıldığı tarih ve saat verileri,
20. tercih edilen geri dönüş metodu ve tarihi, cevap verilen kanallar, Portal’a son giriş tarihi, kullanılan turbo türü, girilen arama terimleri,
21. aracın bedelini belirleyecek endiks için girilen bilgiler, hizmet kullanımı sırasında oluşan hatalar ve benzeri veriler, IP bilgileri.
22. Ödeme Verileri: Bayi ve müşteri fatura ve ödeme bilgileri (ad-soyadı- fatura adresi), müşteriye gönderilen faturalar ve müşterilerden alınan ödemelere ait dekont örnekleri,
23. ödeme numarası, fatura numarası, fatura tutarı, fatura kesim tarihi gibi veriler.
24. İçerik Verileri: Bayinin gerçekliğine dair talep edilen belgeler (vergi belgesi fotokopisi), form bilgileri,
25. müşteri bilgileri, bildirim açıklaması, çözüm açıklaması, memnuniyet, bildirim nedeni, müşteri notu, yenileme tarihi,
26. form reddetme nedeni, Hizmet’in kullanımı sırasında belirtilen hata içeriği, ara bilgilendirme durumu, arama nedeni gibi benzer veriler.
27. Görsel ve İşitsel Veri: Gerçek kişiye ait ses ve görüntü kayıtları; yüklenen araç fotoğrafları

Ad ve İletişim Bilgileri: Ad, soyadı, telefon, adres, e-posta adresi, fatura bilgileri, TC kimlik numarası (ulusal kimlik numarası), araç plakası, araç ruhsat bilgisi ve araç ile ilgili diğer benzer veriler. Kimlik Doğrulama Bilgileri: Kullanıcıların üyelik bilgileri, kimliği doğrulamak için ve hesaba erişimi sağlamak için kullanılan parolaları, Kullanıcı Adı, kontak bilgileri, Kullanıcı numaraları, . Kullanım Verileri ve Sık Kullanılanlar: Çeşitli yazılım ve teknolojik araçlar vasıtasıyla cihazlarınızdan toplanan veriler dâhil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere OTOFLEX’i arama nedenleriniz, ürünün kullanıldığı tarih ve saat verileri, , tercih edilen geri dönüş metodu ve tarihi, cevap verilen kanallar, Portal’a son giriş tarihi, kullanılan turbo türü, girilen arama terimleri, aracın bedelini belirleyecek endiks için girilen bilgiler, hizmet kullanımı sırasında oluşan hatalar ve benzeri veriler, IP bilgileri. Ödeme Verileri: Bayi ve müşteri fatura ve ödeme bilgileri (ad-soyadı- fatura adresi), müşteriye gönderilen faturalar ve müşterilerden alınan ödemelere ait dekont örnekleri, ödeme numarası, fatura numarası, fatura tutarı, fatura kesim tarihi gibi veriler. İçerik Verileri: Bayinin gerçekliğine dair talep edilen belgeler (vergi belgesi fotokopisi), form bilgileri, , müşteri bilgileri, bildirim açıklaması, çözüm açıklaması, memnuniyet, bildirim nedeni, müşteri notu, yenileme tarihi, form reddetme nedeni, Hizmet’in kullanımı sırasında belirtilen hata içeriği, ara bilgilendirme durumu, arama nedeni gibi benzer veriler. Görsel ve İşitsel Veri: Gerçek kişiye ait ses ve görüntü kayıtları; yüklenen araç fotoğrafları Kişisel verilerinizin işlenmesinin hukuki sebebi, OTOFLEX ile yaptığınız veya yapacağınız sözleşmelerin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgisi olması kaydıyla, kişisel verilerinizin işlenmesinin gerekli olması; sözleşmenin kurulması ve ifası dışındaki konularda ise sizin açık rızanızdır.

4. Kişisel verilerinizin aktarılması:

Kişisel verileriniz, hissedarlarımıza, yurtiçi iştiraklerimize; faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, danışmanlarımıza, avukatlarımıza, program ortağı kurum, kuruluş, yurtiçi/yurtdışı şirketlere, , müşterilerimize gönderdiğimiz iletilerin gönderilmesi konusunda anlaşmalı olduğumuz kurumlara, işbirliği yaptığımız veya hizmet aldığımız yurtiçi ve, finansal kuruluşlar, ödeme kuruluşları ve diğer üçüncü kişilere ilgili işbirliklerimiz çerçevesinde aktarılabilecektir. Resmi mercilerin talebi veya mevzuat gereğince bilgi verme zorunluluğu olan hallerde bilgileriniz yasal merci ve kurumlara aktarılabilecek olup, bunlar da bilgilerinizi ayrıca paylaşabilir.

5. Kişisel verilerin saklanması ve güvenliği:

OTOFLEX, Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Kişisel veriler, bu bilgileri verme amacı geçerli olduğu sürece saklanacaktır. Veriler, yasal sürelere tabi olarak ve yasal merciler ve diğer ilgili kamu otoritelerine raporlama, bilgilendirme amaçları için tutulması gerekiyorsa bu sınırlara uyulacaktır.

6. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi

Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde (faaliyet konumuzla ilgili ihtiyaçlarınızın belirlenmesi, size daha çabuk hizmet verilmesi amacıyla, verileriniz bizden aldığınız hizmetin süresinin dolmasından sonra da tarafımızdan işlenmeye devam edilecektir ) kişisel veriler re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine Kurumumuz tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Bu hususa ilişkin usul ve esaslar Kanun ve bu Kanun’a dayanak alınarak oluşturacak ikincil mevzuata göre yerine getirilecektir.

7. Kanun kapsamındaki haklarınız:

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, OTOFLEX’e başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:

1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
5. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

OTOFLEX, Kanunu’ndan doğan taleplerinizi “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla karşılayacaktır. OTOFLEX, Kanun’un 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir. İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde OTOFLEX tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır.